Organização de arquivos

A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos. Os projetos de organização podem ser realizados tanto nas dependências da Fencomp ou do Cliente.



Para quem é indicado?

Para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização.



Vantagens e benefícios da organização de arquivos:

  • Organização física adequada;
  • Sistema de identificação;
  • Padronização dos métodos de arquivamento;
  • Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
  • Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
  • Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
  • Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
  • Descarte de documentos expirados ou desnecessários;
  • Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.


Etapas da organização de arquivos:

Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental;






Digitalização de documentos



A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Ela dinamiza o acesso e a disseminação das informações, com a visualização instantânea das imagens de documentos.



Para quem é indicado?

Empresas que possuem documentos que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada.



Vantagens e benefícios da digitalização de documentos:

  • Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
  • Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
  • Redução de custo com recuperação e duplicação;
  • Preservação do arquivo físico;
  • Integração de dados ativos e históricos.


Etapas da digitalização de arquivos:

  1. Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização (higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner);
  2. Em seguida são escaneados, tratados e indexados por lote de documentos, de acordo com as especificações determinadas pelo projeto;




GUARDA DE DOCUMENTOS



A Guarda de Documentos é um serviço que oferece uma infraestrutura segura e tecnologicamente preparada para armazenar os documentos e arquivos de sua empresa.



Para quem é indicado?

Empresas que possuem documentos ou arquivos, armazenados em sua sede, os quais precisam ser consultados e administrados de forma organizada e sigilosa.



Vantagens e benefícios da guarda de documentos:

  • Redução de custos com mão de obra e espaço interno para a administração do acervo;
  • Comodidade nas consultas aos documentos físicos, agilizando os processos de auditorias e fiscalizações;
  • Controle dos usuários que possuem acesso aos documentos;
  • Facilidade de acesso aos documentos via web, evitando extravios e perdas.


Etapas da guarda de documentos:

  1. Os documentos são transferidos da sede do cliente para a Arquivar, sendo organizados e classificados, conforme demanda da empresa;
  2. Estes podem ser digitalizados no Software GED , para acesso via web;
  3. São guardados em estruturas especiais de arquivos, contendo um sistema com código de barras para acesso e controle;